Jak zrealizować projekt i uniknąć błędów przy organizacji potańcówki?

Czyli podsumowanie projektu Śląski Dom Tańca

Zachęcamy do przeczytania niniejszego raportu absolutnie każdego, kto był na naszych potańcówkach, obserwuje nas w social mediach, jest po prostu naszym sympatykiem, a zwłaszcza tych, którzy sami chcieliby coś zacząć organizować i zobaczyć, jak to wygląda od ‘drugiej’ strony– dzięki niniejszemu raportowi być może unikniecie błędów, które my popełniliśmy. 😊 Będzie trochę faktów, wskazówek, ale i osobistej refleksji.

Jesteśmy obecnie na finiszu projektu „Śląski Dom Tańca”. Jeszcze trochę rozliczeń, papierów, faktur i projekt zamknięty – wskaźniki osiągnięte. To tyle, jeśli chodzi o formalności. Czy jednak udało nam się chociaż trochę ożywić ducha śląskiej tożsamości, rozruszać lekko zdziwione osoby w rytmie polki (bo kiedy ktoś pierwszy raz spotyka się z pięknem muzyki tradycyjnej, a nie ‘festynem’ z watą cukrową, sam się dziwi, że ma ochotę tańczyć – wiemy z doświadczenia) i rozpromować naszą cudowną muzykę ludową? Częściowo tak, choć nie uniknęliśmy pewnych błędów, o czym poniżej.

W ramach projektu „Śląski Dom Tańca” pragnęliśmy nawiązać do węgierskich domów tańca – zjawiska obecnego na Węgrzech od wielu lat. Domy Tańca nie były związane z konkretnym miejscem, była to okazja do zabawy, wspólnej rozrywki – tańca, muzykowania „na żywo”. Węgierskie Domy Tańca w większych miastach były rozwijane w latach 70 XX, w apogeum rozwoju było ich kilkadziesiąt i wciąż są bardzo popularne. Mieszkańcy Węgier zaznajamiają się z lokalną kulturą ludową od lat dziecięcych. Domy Tańca są miejscami, w których lokalna społeczność integruje się poprzez dalsze rozwijanie i podtrzymywanie kultury ludowej w jej pierwotnej, niestylizowanej formie. W Polsce pierwszy projekt inspirowany Domami Tańca powstał w roku 1992 (Bractwo Ubogich) następnie rozwinęło się kilka podobnych inicjatyw w innych, dużych miastach Polski (w tym Stowarzyszenie Dom Tańca w Warszawie). Obecnie obserwujemy pewnie rozkwit i modę na folklor, jednak – w naszym przekonaniu – nie przeskoczyliśmy jeszcze kilkudziesięciu lat PRL, kiedy to folklor był sprowadzany do profesjonalnych zespołów pieśni i tańca i bardzo często wciąż jest tak kojarzony. Ciekawe czy pan Stanisław z Końskich, który od czasów nastoletnich tańczy oberka, wykona tak efektowne podnoszenia jakie prezentuje Zespół Pieśni i Tańca Mazowsze? I co ma sobie myśleć o swoim oberku, może nie tak spektakularnym, ale na pewno bardziej prawdziwym? Kolejno, w latach 70., 80. muzyka elektroniczna skutecznie zastąpiła tradycyjne wiejskie kapele na weselach. I tak, mamy rok 2024, czasy niby coraz lepsze, pieniędzy coraz więcej, tylko tej wspólnoty brak, sąsiadów się nie zna, pośpiewać nie ma z kim. Jeśli ktoś kazałby nam wskazać dobre strony internetu, to jego niewątpliwą zaletą jest to, że daje możliwość organizowania się na wspólne warsztaty, spotkania, potańcówki. Tylko to już nie jest to samo. Brakuje wspólnej więzi.

Naszym marzeniem w Fundacji jest odtworzenie pewnej lokalnej wspólnoty, która sama się organizuje, wspiera, spotyka na wspólne śpiewanie i sąsiedzkie ‘ploteczki’. Żyjemy i pracujemy na Górnym Śląsku, regionie, gdzie spotyka się wiele kultur z całej Polski, ale – umówmy się – terenu uważanego za wyjałowiony z wszelkich tradycji muzycznych. Są źródła i kilka wspaniałych kapel (dziękujemy Kapeli Fedaków!), które grają muzykę tradycyjną ze źródeł, są badaczki śpiewu śląskiego (Iwona Wylęgała), ale kapel, które czerpią bezpośrednio od swoich przodków stąd, jest naprawdę niewiele (przykładem jest Pszczyńska Orkiestra Ludowa).

Trzeba próbować, dlatego – mimo etatów, rodzin i spraw osobistych – założyliśmy Fundację, piszemy wnioski i po kilkudziesięciu(!) próbach udało się uzyskać dofinansowanie do projektu „Śląski Dom Tańca”.

Przechodząc powoli do naszego projektu, w ramach niniejszego zadania zorganizowaliśmy 7 wydarzeń (pierwotnie miało być 6) folkowych:

1. Warsztaty tańca (prowadzenie: Bogumiła Zgorzelska) i potańcówka do muzyki na żywo: Kapela z Pobaby i Teofil Pawłowski w duecie z Piotrem Rogalińskim;
2. Warsztaty śpiewu śląskiego z Iwoną Wylęgałą z Opola;
3. Warsztaty tańca (prowadzenie: Bartłomiej Mieszczak) i potańcówka do muzyki na żywo: Skład Niearchaiczny oraz Maciej Filipczuk i Goście Weselni;
4. Ostatki w skansenie w Chorzowie: warsztaty tańca (prowadzenie: Bartłomiej Mieszczak) i potańcówka do muzyki na żywo: Wowakin i Kapela Niwińskich;
5. Warsztaty tańca (prowadzenie: Bartłomiej Mieszczak) i potańcówka do muzyki na żywo: Kapela Dejcie Spokój i Susko Muzyka.
6. Warsztaty wytwórstwa pasterskich instrumentów ludowych;
7. Warsztaty tańca (prowadzenie: Iga Fedak) i potańcówka do muzyki na żywo: Kapela Fedaków i Pszczyńska Orkiestra Ludowa;

Uczestnicy mieli zapewnione ciepłe i zimne posiłki oraz napoje. Wstęp na wszystkie wydarzenia był wolny.

W naszych mediach społecznościowych pojawiło się 35 postów tematycznych dotyczących kultury ludowej, lokalnej historii i rzemiosła, zbudowaliśmy niniejszą stronę internetową. Zakupiliśmy roll-up i laptop.

Ponieważ zawsze lepiej zacząć od złej wiadomości, by mieć ją ‘z głowy’, my też zaczniemy od tego, co nie do końca poszło nam dobrze i na co należy zwrócić uwagę organizując potańcówkę:

1. Klimatyczny lokal. Ze względu na specyfikę naszej aglomeracji śląskiej najkorzystniej jest zorganizować potańcówkę w Katowicach, ponieważ teoretycznie każdy może wtedy na nią dojechać. Organizacja potańcówki w mniejszej miejscowości generuje problem komunikacyjny. W grę wchodzą miasta ościenne, jednak należy mieć na uwadze, że im bardziej klimatyczne, ‘swojskie’ miejsce, tym większy problem z dojazdem. Brak odpowiedniego miejsca na potańcówki w Katowicach to problem, którego wagi nie przewidzieliśmy. Teoretycznie miejsca jest dużo – istnieją domy kultury, skanseny, a nawet sale konferencyjne (z których korzystaliśmy – z dobrym skutkiem), instytucje kultury (COP, KMO, Instytut Korfantego, Dom Śląski), nawet biblioteki (zabytkowy budynek na ul. Francuskiej) jednak miejsca te są zarezerwowane z dużym wyprzedzeniem bądź ich zarządzający nie są chętni na wynajem przestrzeni na potańcówki. Wynajem sali wiąże się z ograniczeniem czasu trwania wydarzeń. Klimatyczny lokal to hol Domu Śląskiego przy ul. Stalmacha 17, jest to jednak mała przestrzeń i zmieści się tam ok. 30 osób tańczących. Popularny „Marchołt” jest w remoncie. Skanseny nie zezwalają na zabawy w starych chałupach, często dysponują zwykłymi salami konferencyjnymi. Problem braku odpowiedniego miejsca na potańcówkę (najlepiej z drewnianą podłogą!) niejednokrotnie odbierał potańcówkom ich urok.
2. Marketing, który nie odpowiadał potrzebom XXI wieku. Dyskutując w kuluarach o sposobie promocji z osobami bardziej kompetentnymi musieliśmy przyznać, że pomimo nacisku położonego na promocję, można było zrobić (i zabudżetować) dużo więcej. Dlaczego potańcówki folkowe nie są jeszcze tak popularne jak koncerty wielkich gwiazd? Marketing. Nie chodzi o to, żeby wszystko sprowadzić do marketingu, ale o to, że marketing jest integralnym elementem życia kulturalnego. W kuluarach można mieć najbardziej znakomitego wykonawcę, ukryte skarby, ale bez odpowiedniego marketingu niewiele ludzi się o nich dowie. A przecież mamy co pokazać. Obecnie dzięki social mediom można stosować naprawdę ciekawe techniki marketingowe. Teoretycznie, wszystko zostało wykonane poprawnie (powstały grafiki, plakaty, wydarzenia). Widzimy jednak niezagospodarowany obszar – pewnego rodzaju spontaniczne zaangażowanie uczestników w promocję wydarzeń – np. nagarnie krótkiej relacji, która pójdzie w świat. Niezwykle istotne są też grupy tematyczne – organizując wydarzenia przeznaczone bardziej dla rodzin, należało je promować nie tylko na tematycznych grupach (ludowych, historycznych, regionalnych), ale także na grupach skupiających mamy, ponieważ to one najczęściej wyszukują zajęcia dla swoich pociech.  Tego również u nas zabrakło i nie dotarliśmy w sposób wystarczający do tych najmłodszych sympatyków. Nie warto oczywiście budować całego marketingu i relacji z odbiorcami wyłącznie w social mediach, ponieważ…

3. Social media to kolos na glinianych nogach. Wszystko zmienia się tam tak dynamicznie, że zachowanie trwałej grupy odbiorców graniczy z cudem. Kontakty są niezwykle istotne w budowaniu jakiejkolwiek marki. Alternatywnie do kont w SM warto utrzymywać inne, bardziej stabilne kanały komunikacji z odbiorcami, np. poprzez newsletter. Aby newsletter był skuteczny konieczna jest baza mailowa. Organizacja wydarzeń z zapisami sprzyja pozyskiwaniu kontaktów w postaci mailowej. Jest to naturalne, że mailowy kontakt jest bardziej spersonalizowany niż w SM. Dzięki mailowi można wysłać informacje o wydarzeniu, aktualizacje, harmonogram w formie bardziej osobistej. Newsletter to również informacje w pigułce na temat danego podmiotu, a nie informacje rozproszone na rożnych portalach. My nie zawsze pamiętaliśmy o zapisach i na pewno część uczestników nie ma z nami kontaktu.
4. Wstęp wolny to nie zawsze najlepszy wybór. Chcieliśmy, by nasze wydarzenia były jak najbardziej dostępne. Organizując potańcówki nie stanowiło to najmniejszego problemu – ludzie przychodzili chętnie i zostawali do późna. Jednak w przypadku warsztatów rodzinnych, gdzie liczba miejsc była ograniczona i robiliśmy zapisy, sporo ludzi odwołało swoją obecność w ostatniej chwili, bądź nie odwołało jej w ogóle. W efekcie podczas warsztatów zostały wolne miejsca. W przypadku drobnej zapłaty, nawet kilkunastu złotych, być może nieobecności nie byłoby aż tylu.
5. W przypadku zapisów na potańcówkę warto zrobić sporą rezerwę. Jeśli podczas potańcówki jest ograniczona liczbę osób do zapisania (np. sala na 50 osób), warto zapisać ok. 80, a nawet więcej. Nigdy nie jest tak, że te 80 osób znajduje się w tym samym monecie w danej sali. Ludzie przychodzą i wychodzą o różnych godzinach i po prostu wymieniają się obecnością na sali. A część nie przychodzi w ogóle 😊
6. Zasady rozliczania grantów wieloletnich to często czekanie kilku miesięcy w roku na kolejne transze. Warto mieć na uwadze ten fakt i planować swoje wydarzenie w dalszej części roku (np. od marca, kwietnia).
7. Jeśli pomagają wolontariusze, trzeba ich wprowadzić w tematykę projektu. Może się zdarzyć tak, że wolontariusz/pracownik będzie mylić kapele, osoby, miejsca, albo przygotuje grafikę z wycinanką łowicką. Rozumiemy w pełni, że wiele organizacji ma podobne problemy – zanim wolontariusz na dobre wdroży się w tematykę i pozna pewne ‘oczywistości’ minie trochę czasu. Dlatego dobrze jest na wstępnie podać takie ‘oczywistości’.

Co poszło nam dobrze i czym możemy się pochwalić:

1. Współpraca, networking, kontakty. Dzięki organizacji grantu, udziału w szkoleniach, warsztatach nawiązaliśmy niesamowitą liczbę kontaktów. Wiele z nich na pewno będzie owocować w przyszłości (już owocuje😊). Kiedy jakaś instytucja, media, osoby zobaczyli, co fantastycznego robimy, chcieli więcej i więcej współpracy. Gdyby nie projekt nigdy nie dowiedzielibyśmy się o istnieniu niektórych organizacji (i te organizacje nie dowiedziałaby się o istnieniu naszej Fundacji).

8. Dobrze oszacowane koszty projektu. Z naszych doświadczeń, które wyniosłyśmy z organizowania wydarzeń o podobnej tematyce (i takich, których nie udało nam się zorganizować, ze względu na zbyt wysokie koszty😊), jeszcze jako grupa nieformalna, znałyśmy stawki najmu, honoraria, ceny materiałów. W żadnych wypadku koszty nie były dla nas jakimś większym zaskoczeniem.
9. Wolontariusze, organizacje – w kilku wydarzeniach pomagali nam wolontariusze bądź inne organizacje, jako partnerzy. Obecność wolontariuszy to ogromne odciążenie dla organizatorów. Mogą to być naprawdę najprostsze czynności, jak posprzątanie sali, bądź bardziej skomplikowane, jak przygotowanie dekoracji czy pomoc w podłączeniu nagłośnienia. Warto korzystać z pomocy wolontariuszy – w końcu Fundacje są od tego, by wspólnie działać na rzecz społecznego dobra.,
10. Pomimo błędów marketingowych udało nam się zbudować naszą pierwszą bazę mailingową. Poprzez wysyłane mailingi informujemy naszych sympatyków o tym, co słychać w naszej Fundacji, przede wszystkim o kolejnych wydarzeniach i inicjatywach.
11. Aktualna, szeroka baza kapel, wykonawców, rzemieślników – jest to jeden z punktów, który przewidzieliśmy w projekcie. Dobrze mieć aktualną bazę z numerem telefonu do różnych kapel i osób wykonujących warsztaty. Z powodu zdarzeń losowych kilka razy musieliśmy szukać zastępstwa – czy to kapeli, czy wykonawcy. Baza powinna być stale aktualizowana. Nie wszystkie kapele, zwłaszcza te początkujące, mają swój profil na facebooku czy stronę, dlatego dobrze te kontakty spisywać i powiększać bazę.
12. Współpraca z kołami gospodyń. Niby oczywiste, ale w Katowicach i miastach ościennych nie ma takich kół. Dodatkowo, koła gospodyń są bardzo ‘zajęte’ – mają zajete terminy na wiele tygodni do przodu. Nie jest to nic dziwnego – poczęstunki wykonane przez KGW są sporo tańsze niż te przywiezione przez katering, do tego jest to jedzenie regionalne, smaczne i pięknie podane, a obecność członkiń KGW uświetnia niejedną imprezę. Warto poszukać pań, które działają jako stowarzyszenia w miastach (nie wsiach), np. Stolarzowickie Koło Gospodyń, które współpracowało z nami przy organizacji dwóch imprez.
13. Jest i dobra strona marketingu. Chociaż w tym zakresie możemy sporo poprawić, okazuje się, że te najbardziej podstawowe formy promocji, jak np. plakaty i tak trzeba zapewnić. Podczas rozeznawania wśród poszczególnych uczestników jednej z potańcówek, jak dowiedzieli się o wydarzeniu, zdecydowana większość wymieniała plakaty – dotyczyło to potańcówki, która odbywała się w samym centrum Katowic i plakaty były rozwieszane dość blisko lokalu.
14. Dobra praktyka organizowania warsztatów tańca przed potańcówką, nawet, jeśli organizujemy którąś z kolei potańcówkę i wiemy, że w większości pojawią się na niej osoby, które znają ludowe melodie. Nasze wydarzenia były nakierowane na ludzi, którzy są z folklorem zaznajomieni, a także, a może przede wszystkich, na ludzi, którzy nigdy nie mieli z nim styczności. Osoby, które pierwszy raz przychodzą na potańcówkę, mogą czuć się trochę onieśmielone innymi uczestnikami, którzy swobodnie wywijają polki, oberki i mazurki a także żywiołowe tańce góralskie. Zakres warsztatów oczywiście dobrze jest podpasować do repertuaru danej kapeli. Nawet najprostsze, najkrótsze warsztaty tańca pozwolą swobodniej poczuć się początkującym tańczącym.
15. Na koniec wisienka na torcie, czyli reakcje uczestników. Staraliśmy się, by nasze potańcówki prezentowały naprawdę najwyższy poziom, zarówno organizacyjny, artystyczny i…kulinarny. 😊 Z satysfakcją stwierdzamy, że udało nam się to osiągnąć. Mamy pewne doświadczenia organizacyjne, jednak niektóre rzeczy musieliśmy ‘ogarnąć’ po raz pierwszy (nagłośnienie, strojenie, malowanie, występy w mediach a nawet – Instagram – tak, na potrzeby Fundacji musieliśmy założyć instagrama!). Pomagali nam nasi przyjaciele, wolontariusze i oczywiście ludzie zatrudnieni przy projekcie w swoim zakresie pracy. Reakcje ludzi były dla nas bardzo ważne. Uczestnicy chwalili organizację, kapelę, atmosferę i oczywiście jedzenie. Dostawaliśmy te informacje zarówno bezpośrednio  podczas potańcówki, jak i później, mailowo.

Podsumowując, realizacja projektu była przedsięwzięciem pełnym wyzwań, był to dla nas pierwszy, tak duży program do zrealizowania. Dał nam jednak ogrom satysfakcji, doświadczenia, nowych kontaktów, przyjaźni i relacji.

Mamy nowe pomysły na działanie i liczymy, że już wkrótce zobaczymy się na kolejnej potańcówce.

Do zatańczenia!